Совещания без муки: 7 способов сделать работу приятнее

0
11

Продуктовый менеджер Zapier Кейт Зейсада дает советы, как не умереть со скуки во время Zoom-собраний

Совещания без муки: 7 способов сделать работу приятнее

Фото: Tom’s Guide

С тех пор, как мир перешел на удаленную жизнь, нет ничего хуже, чем видеть в своем календаре день, полный Zoom-встреч, идущих одна за другой. И вы даже не знаете, будут ли они хоть немного полезны — а может, что еще хуже, вы знаете, что пользы не будет, но все же чувствуете обязанность показаться там.

Как менеджер по продукту я привыкла проводить много времени на совещаниях, чтобы получить обратную связь от коллег по проектированию и дизайну, а также от акционеров компании. Присоединившись к команде Zapier, я была впечатлена тем, насколько серьезно люди задумываются, как сделать встречи эффективными, используя асинхронную подготовку. Вот как мы это делаем.

Не использовать встречи по умолчанию

Во-первых: не планируйте встречи по любому поводу. В Zapier мы стараемся поработать асинхронно, прежде чем созвать собрание. И только если чувствуем, что оно необходимо, мы встречаемся для обсуждения или принятия решений.

Дело не в том, чтобы никогда не проводить совещаний — не сомневайтесь, у нас их много. Но в следующий раз, когда вам захочется внести в календарь 30-минутное собрание, возьмите паузу и обдумайте, какие еще инструменты вы можете использовать для решения проблемы, не прибегая к встрече.

Я предлагаю не просто электронную почту или Slack — иногда они не заменяют разговора с коллегами. Вот несколько идей по замене совещаний, которые более эффективны и могут быть выполнены асинхронно.

Видеосообщение

Вы беретесь за новый проект и хотите понять, как ваши коллеги его используют. Вместо того, чтобы запланировать шесть часов встреч в разных часовых поясах, попросите каждого прислать вам короткое видео об этом — они смогут продемонстрировать весь процесс и рассказать о том, что хотели бы изменить.

Почему это работает: говорить легче, чем писать, и, вероятно, именно поэтому мы по умолчанию проводим так много собраний. Если вы дадите кому-то четкий набор вопросов, на которые нужно ответить, быстрое и непринужденное видео (то есть никакого редактирования или зацикливания на том, как кто выглядит!) сымитирует это ощущение разговора.

Процесс очень прост благодаря инструментам записи экрана. Формат видео позволяет вам говорить естественно и делиться своим мыслительным процессом, не беспокоясь, какое впечатление произведет результат в письменном формате.

Вы тратите ровно столько времени, сколько необходимо, чтобы вслух поговорить о процессе, а у получателя остается видео, к которому он может вернуться при возникновении вопросов.

Демо-видео

Вы запускаете новый продукт и вместо того, чтобы созывать общее собрание для обсуждения, отправляете электронное письмо всей компании. Трудно передать словами все нюансы проделанной работы — и кто-нибудь вообще собирается читать это длинное произведение, которое вы написали?

Вместо этого вы можете встроить в электронное письмо демонстрационный видеоролик — краткий обзор, в котором люди могут увидеть новый продукт в процессе использования, а вы визуально покажете, как он работает.

Почему это работает: создание видео может показаться делом сложным, но инструменты для записи экрана делают процесс очень простым. Это подходит практически для всего: можно рассказать про сложную ошибку, объяснить новую функцию или показать, как работает новый инструмент.

Это ближе всего к общению с коллегой, но не так сильно напрягает, как большая презентация. И не нужно полировать до блеска письменный документ или сообщение — люди готовы к тому, что видео будет не таким безупречным.

Используйте инструменты, которые сделают ваши встречи более эффективными

Все мы знаем правило, согласно которому у каждого собрания должна быть повестка и цель. Если вы решили, что собрание на самом деле нужно, попробуйте добавить в контрольный список третий подготовительный этап: асинхронную подготовительную работу.

Поразмышляйте и проведите некоторые исследования перед встречей. Так вы поймете, что лучше всего делать синхронно: обсуждения, принятие решений и развлечения с коллегами. После подготовительной работы вы, возможно, даже обнаружите, что эта встреча вообще не нужна.

Вот несколько примеров асинхронной подготовительной работы для того, чтобы ваши собрания были более эффективными и ценными.

Собирайте и проверяйте идеи, а затем голосуйте по приоритетам перед встречей

Один из партнеров предлагает рассказать о некоторых идеях, которые есть у их команды по дорожной карте вашего продукта. Конечно, вы можете принять приглашение, а затем во время встречи сказать, что вам нужно поговорить с командой и провести небольшое исследование. Или можно сэкономить время и начать обсуждение, собрав запросы и изучив их до встречи.

Почему это работает: подробный список функций сложно оценить на месте, и проще собрать список, задать вопросы, а затем асинхронно оценить усилия. Это позволяет прийти на встречу полностью подготовленными к принятию решений — то есть использовать свое время наилучшим образом.

Я проделала это недавно с командой партнеров, чтобы понять их запросы о том, как мы демонстрируем партнерские приложения на Zapier. Объяснимо, что у них много запросов, поэтому было полезно отсортировать, что вообще находится в пределах возможного, прежде чем обсуждать возможности.

Перед встречей мне потребовалось всего около 15 минут, чтобы записать свои вопросы, и то же самое сделал мой технический руководитель, охватив самые насущные проблемы. Намного легче было вступить в разговор с партнерами, зная хотя бы технические вопросы, которые они хотели бы обсудить. И они получили сигнал от своей команды о наиболее приоритетных вопросах. Во время встречи мы легко смогли понять точки зрения друг друга и быстро принять некоторые решения. А еще у нас есть документ о решениях на будущее.

Проведите сессию развенчания мифов

Проект смены платформы длится так долго, что никто точно не знает, что именно мы хотим сделать. Нам нужно внести изменения из-за GDPR? Я слышала, что масштаб решили значительно уменьшить, вы думаете, это действительно стоит сделать? И стажер утверждает, что если мы попробуем новую экспериментальную библиотеку JavaScript, мы справимся вдвое быстрее.

Звучит знакомо? Когда слухи начинают выходить из-под контроля, попросите всех записать эти слухи и вопросы в документ и проведите сеанс развенчания мифов. Перед встречей попросите людей, которые ответственны за решение или могут описать контекст, ответить на вопросы — тогда на собрании у вас будет возможность раз и навсегда исправить положение и внести ясность. Вы также можете использовать его, чтобы обсудить любые оставшиеся вопросы или при необходимости запланировать дальнейшие действия.

Если ответы просты, вам даже не нужно встречаться, но я обнаружила, что очень полезно сделать четкое заявление и организовать небольшие обсуждения во время этих сложных и запутанных проектов. После собрания вы можете поддерживать документ в активном состоянии, а по мере появления новых вопросов в ходе проекта — проводить дополнительные сеансы, если понадобится.

Почему это работает: трудно подавить слухи и заблуждения в удаленной команде, когда отсутствует неформальное общение у кулера, так что это дает возможность разрядить атмосферу и расставить точки над и. Формат позволяет людям делиться своими надеждами, страхами и слухами (что кажется пикантным и забавным!) и дает вам возможность подготовиться к разговору.

Большие проекты, как правило, обретают собственную жизнь, так что это помогает вам прояснять, что происходит, по мере развития событий, и создавать «источник истины» для проекта. Также это помогает выявить проблемы, для решения которых требуется более глубокий разговор.

Получайте отзывы об эффективности собрания в режиме реального времени

После того, как вы отсидели несколько совещаний с выключенным видео, втайне просматривая Instagram все время, вы получаете сообщение в Slack:

«Привет, @ — не могли бы вы дать мне небольшую обратную связь о том, была ли эта встреча полезной, а если нет, как мы могли бы ее улучшить?»

Моя коллега Вики использует эту стратегию после каждого большого совещания, и это всегда вызывает интересную беседу, после которой она вносит большие изменения в нашу повестку дня на ближайшие несколько месяцев.

Почему это работает? Это помогает узнать, полезны ли большие собрания по-прежнему или что-то идет не так. Отзывы в Slack — это быстрый способ проверить, как идут дела. Их можно сделать и анонимными, чтобы люди могли безбоязненно ответить, получают ли они от собраний то, на что вы рассчитываете.

Попросив поделиться идеями о том, как улучшить встречи, вы побуждаете участников поработать с вами над тем, чтобы сделать их более эффективными. Так они чувствуют свой вклад в решение и результат встречи. Конечно, вы должны быть готовы внести коррективы и прислушаться к противоположным взглядам — если ваша культура менее склонна к обмену мнениями, вы можете рассмотреть вопрос об анонимной форме или попросить людей написать вам напрямую.